Oportunidades Profesionales

Designación de puesto: No Exento

División: Servicios Administrativos

Compensación: $ 10.00 - $ 12.00

Compensation:  $10.00 - $12.00

Resumen Del Puesto: Recepcionista brinda servicios de apoyo al personal de contabilidad, gerentes y socios. Actualización y mantenimiento de sistemas de seguimiento de datos, procesamiento y mecanografía de correspondencia, informes, archivo, pedido y almacenamiento de suministros. Abre y distribuye correo diario. Interactúa con los clientes en persona y por teléfono. Responsable de comunicar las solicitudes de los clientes al personal y a los socios. Necesita ser organizado para mantener los proyectos en marcha. Opera el sistema telefónico de la empresa. Para algunos puestos, se requiere experiencia o capacitación previa en la oficina.

Relaciones Organizacionales: Reporta al personal administrativo superior. Requisitos: Competencia en el procesamiento de textos, hojas de cálculo y software de base de datos relacionados.

Otras Habilidades, Conocimientos Y Habilidades:

• Sea rápido, eficiente y organizado al realizar todas las tareas.
• Sea cortés, agradable y servicial, especialmente al tratar con los clientes.
• Vístete profesionalmente
• Mantenga un entorno de trabajo ordenado y organizado para una máxima eficiencia y productividad.
• Mantener la estricta confidencialidad de los clientes y las transacciones comerciales de la empresa.

Asignaciones: Se espera que los recepcionistas brinden servicios de apoyo para el personal de contabilidad, además de completar las tareas asignadas por el Especialista Administrativo Senior. Los deberes pueden incluir, entre otros:

• Operar el sistema telefónico de la empresa, dirigir llamadas y recibir visitantes a la oficina
• Programa citas y llama para confirmar citas
• Procesamiento de estados financieros, declaraciones de impuestos y otros proyectos.
• Usar software de computadora y bases de datos relacionales para realizar las funciones necesarias.
• Mantiene las fotocopiadoras llenas de papel
• Ayudar con el inventario, pedidos y recepción de suministros de oficina.
• Mantener suministros adecuados de todos los formularios internos y listas de verificación.
• Supervisión y publicación de todo el correo saliente
• Sirviendo refrescos líquidos a clientes o invitados bajo petición.
• Tramitación y vinculación de propuestas
• Empaquete los estados financieros y llame a los clientes para que los recojan
• Asumir la responsabilidad de los paquetes que quedan para que el cliente los recoja
• Capacidad para seguir Beasley, Mitchell & Co., el Manual De Políticas Personales y el Manual de IT